Šetřete náklady, ty celkové

Nejsem tak bohatý, abych si kupoval levné věci. Toto přísloví platí v mnoha případech při nákupu zboží nebo služeb. Často se stává, že „levné“ věci jsou sice levné při prvotním nákupu, ale později se ukáže, že je potřeba mnoho úprav, životnost je nízká a funkčnost neodpovídající. Výsledkem je nutnost nového nákupu. A to buď již odpovídajícího zboží, nebo opakovaně „levného“.

TCO – magická zkratka

Oblast IT se hemží různými zkratkami, kterým nezasvěcená osoba nerozumí a většina IT techniků také všechny ani zdaleka nezná. TCO značí v IT úroveň vyzařování monitorů. Pro nás je ale mnohem zajímavější z ekonomického pohledu. TCO je zkratka anglického Total Cost of Ownership. Česky celkové náklady na vlastnictví. Dá se říci, že je to číslo, které vyjadřuje celkové náklady spojené s nákupem a provozem zařízení nebo služby po celou dobu jeho plánovaného využití při předpokládaném zatížení.

Mohlo by se zdát, že je to celkem jasné, protože proces kalkulace nákladů provádíme téměř při jakémkoli nákupu. Je jedno, zda se jedná o jízdní kolo nebo auto. Vždy je potřeba uvážit, na co ho budu používat, kolik s ním najezdím, jaké pohodlí a rychlost požaduji.

Skutečnost je ale taková, že při nákupu tiskáren a multifunkčních zařízení se na toto často zapomíná. Častým kritériem výběrových řízení je pouze nejnižší pořizovací cena. To je ale obrovská chyba, která vždy vede k vícenákladům a celkově k nevýhodné koupi.

Víte, kolik a proč tisknete?

Jednou z prvních otázek, kterou by si měl před nákupem nového zařízení každý položit je otázka: „Kolik toho vytisknu a musím skutečně tolik tisknout?“ Na první otázku by měl umět odpovědět asi každý, kdo se zajímá o náklady ve své firmě. Je to jednoduchá otázka, odpověď na ni je při výběru nového zařízení zásadní. Na druhou otázku je mnohdy těžké odpovědět. Na síťové tiskárně tiskne mnoho lidí a kolik, kdo a čeho vytiskl je již horší zjistit. Řešení je přitom jednoduché. Stačí mít nainstalováno tiskové řešení, které je schopno podat zprávu o tom, kdo, kolik a hlavně co tiskne. Uhlídat soukromé tisky je poměrně veliký problém. Přitom jen povědomí o tom, že jsou tisky monitorovány, brání uživatelům ve zbytečném a soukromém tisku. Pouze tímto opatřením se dají snížit náklady na tisk až o desítky procent.

Méně je někdy více

Náklady na tisk jsou velkého tiskového zařízení až třetinové proti malým osobním zařízením. Důležitým prvkem při výběru tiskových zařízení je uvážení, zda musí mít každý na stole tiskárnu nebo by byl vhodnější nižší počet velkých zařízení. Při použití méně větších zařízení je pochopitelně mírně snížený komfort obsluhy, která si musí pro své tisky dojít. Je potřeba uvážit poměr ušetřených nákladů na tisk s cenou několika kroků obsluhy.

Výběr vhodného zařízení – TCO na prvním místě

Až pokud známe počty vytištěných stran a eliminovali jsme nadbytečné tisky, je na řadě výběr vhodného zařízení.

Jak již bylo řečeno, TCO není pouze pořizovací cena zařízení, ale obsahuje veškeré náklady na vlastnictví a provoz stroje po dobu jeho životnosti nebo požadavku na délku fungování. Při výběru je velice důležité znát životnost stroje a životnost funkčních součástí a také cenu při jejich případné výměně.

Náklady obsažené v TCO:

• Pořizovací cena zařízení,
• cena toneru jedné vytištěné strany,
• cena údržby,
• cena údržbových kitů a výměnných dílů,
• administrativní náklady.

Asi nejlépe je uvést konkrétní případ. Víme, že naše potřeba je průměrně 4000 stran za měsíc. Budeme předpokládat dvě varianty životnosti. První je do konce teoretické životnosti tiskárny a druhá bude morální životnost, kterou předpokládáme 4 roky.

Při pohledu pouze na pořizovací cenu tiskárna Kyocera dvakrát dražší, než PH.

Varianta 1: Náklady do konce životnosti stroje:

Je nutné upozornit, že se jedná o náklady na celkovou životnost stroje, která je rozdílná.

Varianta 2: Náklady na 4 roky používání:

Tiskárna PH nesplňuje životnost 4 let, bylo by tedy zapotřebí pravděpodobně pořídit stroj nový.

Z výsledku vyplývá, že náklady na 4 roky používání zařízení, v našem případě s označením Kyocera, budou přibližně padesát procent nákladů zařízení PH. Pochopitelně se jedná o příklad, ale princip výpočtu je zřejmý.